【荷物受取】バーチャルオフィスに届く郵便物や荷物の取扱いは？転送可能や受取不可を種類別に解説

 日本国内では年々起業が活発になってきており、より費用をかけずにリスクを押さえた起業を行いたいと考える方も多くいることでしょう。そしてオフィスにかかるコストを大きく抑える方法として、近年ではバーチャルオフィスの利用が注目されています。しかしバーチャルオフィスを利用するにあたって、「郵便物の扱いはどうなる？」と気になる方は多くいるはずです。運営各社によってまた郵便物の種類によって取り扱い方法も様々です。複雑でややこしいと感じる方もいるのではないでしょうか？ここでは、バーチャルオフィスの特徴や私書箱サービスとの違い、郵便物の転送費用や、受取不可の郵便物等に関して解説します。

郵便とは、手紙や葉書、小包などの書類や荷物を渡すことが公共できるサービスです。日本郵便やクロネコヤマトや佐川急便などの業者が運営しています。郵便は、送り手が投函した郵便ポストから郵便局や集配センターを経由して、最終的に受け取り人の手元に配達されます。また、宅配便や国際郵便などの多様な郵便サービスも提供されています。関係者とのコミュニケーションを促進する重要な役割を担っています。一般的な郵便物の種類が下記になります。基本的にはバーチャルオフィスでは下記全ての郵便物を受取・指定場所への転送が可能です。

宅配物とは、主に郵便や運送業者によって、住所や指定場所に届けられる荷物や物品のことを指します。 例、通販で購入した商品や、手紙、書類、荷物、食料品、家電製品など宅配物は、発送元と受け取り先の住所や条件に応じて、配達時間帯や配達方法が異なる場合があります。書類は含まれません

＊京都バーチャルオフィスでは受取可能です

書留とは、郵便物の種類の一つで、送り主が受け取り人に対して、配達時に受け取り人自身で受け取ることを求めることができるサービスです。氏名、署名が必要な場合は署名の有無などを申告します。受取人が書留を受け取り際には、配達員に対して署名をすることが必要です。それにより受取人が郵便物を受け取ったことが証明されます。また受け取り人が不在だった場合は、不在通知票が投函されます。書留は手紙や書類などの大切な荷物を送る際に利用されます。

＊京都バーチャルオフィスでは受取可能です

簡易書留とは、日本郵便が提供する書留の一種で、手紙や書類などの小形の郵便物を送付する場合に、安価で追跡・配達状況の確認ができるサービスです。簡易書留には、送り主に受け取り手にも受け取り印の提出は不要で、郵便物の重量が20g以下であれば、定形郵便物と同様の料金で利用できます。投函できないなどの制限があります。

＊京都バーチャルオフィスでは受取可能です

バーチャルオフィスを利用開始したあと、銀行口座の開設をされた場合、金融機関の審査を通過すると届く書類になります。キャッシュカードやネットバンクのID・パスワードが記載されたものが届きます。こちらは一般的に上記の簡易書留で届くことが多いです。転送不要で発送されますが、お客様がバーチャルオフィスを契約していてその住所を確かに利用しているのであれば、バーチャルオフィスで受け取ることができます。

＊京都バーチャルオフィスでは受取可能です

京都バーチャルオフィス2つの特別価格

ここでは、バーチャルオフィスの郵便物転送費用が基本料金に含まれるか否かを、一般的なケースと京都バーチャルオフィスのケースに整理して解説します。

書類の転送費用については、転送費用がバーチャルオフィス「基本料金に含まれているもの」や、「1通ごとに転送の費用が決められているもの」「一か月〇通までなら料金に含む」などさまざまです。また書留郵便や配達証明郵便にも対応しています。急ぎでない郵便物をまとめて転送してもらう場合、有料でレターパックなどで転送してもらうことが可能です。さらに、宅配便などの荷物の場合は着払いの宅配便にて転送してくれます。1通500円で転送のケースが多いようです。

結論＊運営会社によって費用が別途かかる場合もある

弊社京都バーチャルオフィスではA4 サイズ以下、厚み2センチ以内の書類は無料で転送いたします。書類以外の荷物、定形外の物品、宅配物などが該当します。書類に関しても厚さがA4 サイズ以上2センチ以上あると別途費用が発生いたします。メールに写真を添付して通知します。着払いでの転送か？引き取りに来られるかをお選びいただけます。

京都バーチャルオフィスでは、スタンダードプラン以上のプランには「ご希望の住所へ書類に限り無制限かつ無料転送するサービス」が含まれています。

宅配物であってもA4 サイズ以下、厚み2センチ以内であれば無料転送させていただきます

また上記以外の物品が郵送されてきた場合は、以下2パターンから対応を選択いただきます。

・弊社にお越しのうえでお受け取りいただく

・ヤマト運輸の着払いにて転送する

　（1回500円の手数料）

商品・物品・宅急便などは着払いでの転送になります。

◆なぜ書類は無制限で無料で転送してもらえるのか？◆

バーチャルオフィスにはたくさんの会員様が登録されています。書類転送を有料にした場合、この会員様それぞれ全員へ、毎月の書類転送数を全員分カウントして、全員へ請求書を発行する必要があります。このような手間を省くことが、結果として有料での書類転送より運営コストを抑えられるのです。運営コストを抑えることにより、会員様からいただく月額料金を安くすることにも繋がっているのです。

ここでは、郵便物の受取・転送方法について一般的なバーチャルオフィスのケースと京都バーチャルオフィスのケースに分けて解説します。

郵便物や宅配物の到着を毎回報告してくれる。

通常、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物や宅配便の荷物は、指定の住所に転送してくれます。多くの場合は郵便物等が届くたびにメールで、誰からどのような郵便物あるいは宅配便が届いたか、報告があります。契約者はその一つ一つに「早急に転送してもらう」「こちらから引き取りに行く」「破棄してもらう」など、こちらの要望を記入して返信すれば、バーチャルオフィス側がそのように処理してくれます。もちろんこういった報告に対してその都度返信する必要があります。急ぎでない郵便物はまとめて週に1度転送してくれるように決められていることが多いです。

京都バーチャルオフィス：翌日中には転送いたします

書類に関しては事前に希望がない場合は、メールでの報告はいたしません。ひとつひとつ毎回お客様が転送方法の指示をする手間を省くためです。遅くとも翌日中にはご指定の住所へ転送いたします。書類以外の物品・書留など重要と思われる書類に関しては、メールにてご連絡を差し上げます。メールには届いた荷物の画像を添付いたします。指定された郵便物や荷物の破棄も可能です。差出人Aから届いた書類や広告・チラシ全般など事前に指定してください。

◆銀行口座関連書類など重要な郵便物（書類定型内）について

→　事前におよその到着日をお知らせください。到着をメールと写真にて報告します

・引き取りに来られるか？

・無料で転送か？

・速達で転送か？（別途1000円必要）

以上をお選びいただけます。

◆物品などの宅配物（定型外）について

到着をメールと写真にて報告します

・引き取りに来られるか？

・ヤマト運輸での着払いにて転送か？

以上をお選びいただけます。

◆プラチナプラン及び通知オプション（月額1000円）申込者のみ　

→　全ての郵便物の到着を報告し、お客様からの返信内容に従って対応いたします。

バーチャルオフィスに届いた書類や荷物をすぐに受け取りたい！バーチャルオフィスを使っているとよくあるケースです。最速で受け取ることができるのが、引き取りにいくことです。京都バーチャルオフィスでは下記のように対応させていただいております。

【1】すぐに欲しい郵便物の場合には事前に弊社へ到着予想日時をお知らせください

【2】弊社で郵便物が届いたらすぐにメールや電話でお知らせします

【3】弊社へ引き取りにきてください

【4】遠方の方は速達（別途費用発生）で転送いたします

転居などで転送先住所が変更になる場合には、遅くとも転居日1週間前までにはお知らせください。転送先の住所変更については必ず契約者ご本人からご連絡をお願いします。確実に到着させるため、トラブルを防ぐため

下記を正確にメールにてお伝えください。メールには免許証や住民票など住所が確認できるものを添付してください。

・郵便番号

・住所

・建物名

・会社名・屋号

・宛名

引っ越しの1週間前までにメールでお知らせください

ここでは、郵便物が受け取り不可になるケースを通常のバーチャルオフィスと京都バーチャルオフィスとに分けて解説します。

運営会社によっては、以下の郵便は受け取り不可である可能性が高いでしょう。

・現金書留

・代金引換・着払いの郵便物

・裁判所等からの法的・公的効力のある文書

・生もの・生き物

現金書留は郵便局では転送不要の扱いになっているため自動転送されず、多くのバーチャルオフィスでは受取不可になっています。また、本人確認が必要なものや裁判所からの特別郵便なども受け取れないことが多いでしょう。特殊な郵便・宅配便を受け取ることがある方は注意が必要です。

法的・公的拘束力のある郵便物が届くことがわかっている場合は、事前にご連絡いただくことをお願いしております。また冷蔵や冷凍タイプの宅配便、大きな荷物なども受取は可能ですが、これらの場合、保管期間は2日間とさせていただいております。家庭用の一般的な冷蔵庫に入らないサイズの冷蔵・冷凍の荷物は受け取ることができません。またこれらの郵便物が届いた場合は全てメールにて報告させていただいております。

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バーチャルオフィスでは現金書留が届いたらどうしているのか

【京都バーチャルオフィスで受取不可のもの】

・要冷蔵・要冷凍で家庭用冷蔵庫に入らないサイズのもの

・着払い商品

・後払い商品

（コンビニでの後払い商品も受取不可）

・法律に触れるもの

・現金

・危険物

・生き物

・生モノ

・裁判文書と呼ばれる申立書や訴状、答弁書など

・免許証の提示が必要で本人が受け取るべきもの

・受取時に支払いが生じる着払い商品

・大きすぎて保管できないもの

◆通販で買った商品→決済済みのものは受取可能

京都バーチャルオフィスでは通販やネットショップなどで購入された商品に関しては、原則として商品代金支払い済みの場合にのみ受取可能です。後払いの商品は受け取ることはできません。例外として着払い商品に関しては、事前に商品代金を弊社に振込済みの場合には受け取らせていただきます。

ここでは京都バーチャルオフィスで受け取った郵便転送の流れを説明します。重要書類又は宅配物に関しての流れです。その他定型内書類に関しては週に2～3回程度の頻度で転送いたします。重要な書類や荷物は直接引き取りに来ていただくことも可能です

◆重要書類◆

【1】重要書類のおよその到着日時を事前にお知らせください

【2】郵便物が届きます。弊社にて受け取ります

【3】写真を撮影してメールで送信します

【4】＜速達・無料転送・引き取り＞を選択してください

【5】回答をメールでお願いいたします

【6】指示通りに対応いたします

【7】報告から3日経過後も返信がないときは無料転送いたします

◆定形外・宅配物◆

【1】郵便物が届きます。弊社にて受け取ります

【2】写真を撮影してメールで送信します

【3】＜着払い転送・引き取り＞を選択してください

【4】回答をメールでお願いいたします

【5】指示通りに対応いたします

【6】報告から3日経過後も返信がないときは着払いにて転送いたします

定型内書類に関しては週に2~3回程度の転送頻度になります

◆プラチナプランには書類到着をメールにて通知サービスが付随しています。

◆その他プランの方でも「メール写真通知 サービス」を1,000円 / 月額にてご利用いただけます。

◆宅配物に関しては全てメールにて写真を添付して通知いたします。

◆重要な書類の場合には、事前に到着日時をお知らせいただければ、無料で通知いたします

早く受け取りたい書類や荷物がある場合に、1日～2日程度受け取りが遅くなってしまうという性質もございます。荷物がバーチャルオフィスへ到着後、バーチャルオフィスからご希望の住所へ転送するため、1～2日程度のタイムラグが生じるのが理由です。どうしても早く受け取りたい荷物があり、送り主からご自宅へ直接郵送してもらっても問題ない場合は、直接郵送してもらうように御願いしてみてはどうでしょうか？

【解決策】

可能な場合には差出人から直接、自宅などへ発送してもらう

【1】差出人→バーチャルオフィス

【2】バーチャルオフィス→お客様の自宅

さきほどのタイムラグが生じる理由と同様ですが、バーチャルオフィスの郵便転送は通常より1回多い合計2段階の流通が必要です。さらにバーチャルオフィスには多くの他のユーザーの郵便物も届きます。バーチャルオフィスでは大量の郵便物を毎日、転送処理しています。この過程で郵便物が自宅まで届かない・紛失される可能性もあります。

【解決策】

郵便物管理体制がしっかりしているバーチャルオフィスを選びましょう。京都バーチャルオフィスでは転送した郵便物の写真と送り状番号を紐づけて管理しておりますので、安心です

バーチャルオフィスとは、実際に事務所（オフィス）を借りず、起業に必要なオフィスの住所をレンタルすることができるサービスです。都心部の住所を利用した法人所在地の登記、郵便物・宅配便宅急便の受取、商談スペースの利用も可能で、格安料金で事務所を借りているのと同じ状況を作ることができます。都心部の住所を名刺やホームページ、パンフレットなどに表記できるため、信用力・ブランド力も向上します。

◆住所が利用できる◆

レンタルした住所を会社所在地にしたり、名刺やWEBサイトに掲載したりすることができます

◆郵便転送◆

あなたの代わりに郵便を受け取り、事前登録している住所へ週に数回程度、転送いたします。

◆専用電話市外局番「03」「06」など◆

あなたの専用電話番号を新規で取得することができて、電話転送や発信が可能です。

上記に関して少しでもおかしい・怪しいと感じた時は見送りをおすすめします。

私書箱サービスとは、郵便物や宅配便の保管・転送を行うサービスです。私書箱サービスは郵便局が行っているものの他に、民間業者が行うサービスもあります。バーチャルオフィスが法人登記に必要な住所・電話番号も借りられるサービスである一方、私書箱はあくまでも郵便物や宅配物の受け取り・転送を依頼するだけのサービスです。

【京都バーチャルオフィスの場合】

弊社京都バーチャルオフィスのサービスにも私書箱サービスは含まれており、事前登録している希望転送先の住所へ週に数回程度、郵便物の転送を行います。また、私書箱機能に加えて、電話転送サービスなどもご利用いただけます。商用以外での個人的な利用をご希望の方へは私書箱のみのプランもご用意しております

バーチャルオフィスとは実際に（オフィス）を借りることなく、起業に必要なオフィスの住所や電話番号をレンタルできるサービスです。バーチャルオフィスの運営会社によっては郵便物の転送費用が別途かかることもあるため注意しましょう。また、現金書留や本人確認が必要な郵便物、生ものなどは受取不可のケースもあるため、やはり注意が必要です。京都バーチャルオフィスでは郵便物の転送費用はスタンダードプランの料金に含まれており、現金書留などの郵便物もお受け取りしているため、ご安心ください。

重要書類の紛失を防ぐために・・・

申し込む前に郵便物の管理体制についてバーチャルオフィスに確認しておきましょう

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

・サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額1,500円〜！エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。

【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】ビジネスプラン

サービスを提供する会社が所有する不動産で運営していて、借りた住所で法人登記ができるという利点があります。しかも入会金が5,000円でエコノミープラン（郵便転送なし）なら月々1,500円からで、とても安いという点が魅力です。住所も京都なので私がやりたい旅や地域の記事を書く仕事にピッタリで、大変気に入りました。”(A.Y様　女性)

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。

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