バーチャルオフィスの利用前審査はなぜ必要？審査で落ちたり失敗しないためのポイントと事例

　手軽に起業することができるために、バーチャルオフィスは非常に人気を集めています。バーチャルオフィスを利用すれば、都心の一等地に架空のオフィスを設けることができるためにビジネス展開がしやすいといえます。バーチャルオフィスは月額料金が安く、コストを抑えて開業できることが大きな強みです。しかし、どのような企業でも入居可能なわけではなく、所定の審査が実施されます。

　審査に合格すれば契約へと進みますが、落ちてしまう可能性も否定はできません。それでは、審査に受かるためにはどのような点に注意すべきでしょうか？この記事では、バーチャルオフィスの審査へ受かるために重要なポイントや、求められるマナー、審査で用意するもの、審査で落とされる人の特徴などについてご説明します。

どうしてバーチャルオフィスの利用審査は厳しいのでしょうか？一見不要にも思えますが、犯罪者収益防止法が関わるため審査はとても厳格となっています。手軽に住所や電話番号を取得できるというサービスの性質上、不正や犯罪に利用されやすいという側面があります。これを防ぐためには審査を厳しくせざるを得ないのが現状です。具体的にはオレオレ詐欺や高額な情報商材販売などの業者の利用を排除するのが目的です。

同一住所を利用する別の会員が、不正な行為や犯罪に利用している場合、あなたもいい気はしないのではないでしょうか？そのために審査基準の厳しいバーチャルオフィスを選ぶことを強くおすすめいたします。

法律の範囲内でビジネスを運営している大多数の会員様のためにも、厳しい利用前審査は絶対に必要なのです

　犯罪収益防止移転法は、マネーロンダリングや犯罪組織への資金供与を防ぐことを目的としれた法律です。バーチャルオフィスも同法の対象となっており、審査にも影響が及んでいます。なお、犯罪収益防止移転法では本人確認が義務付けられています。確認を行わない業者は違法性が高いため、どのような理由であっても契約は見送りましょう。

バーチャルオフィスが犯罪収益防止移転法の対象の理由

犯罪収益防止移転法の対象になっている理由は、詐欺などの犯罪を防ぐためです。過去にバーチャルオフィスは詐欺などで悪用されるケースが相継ぎ、2008年の改正後から対象に加えられました。現在はそうした犯罪利用も大幅に減っていますが、審査の厳しさは変わっていません。審査を受ける際は、後述する点に注意し、準備を進めていきましょう。

バーチャルオフィスの審査には、いくつかの書類を提出する必要があります。少しでも早く契約したい方は、内観の前に以下の書類を集めておきましょう。

バーチャルオフィスを契約する際、本当に貸しても大丈夫かどうか？確認するために審査が行われます。その際、利用者は身分証明書を提示する義務があります。そもそもバーチャルオフィスは簡単に住所や電話番号を借りられるために、詐欺のために使われる可能性もあるからです。本人かどうかちゃんと確認せずにオフィスを貸すと犯罪になってしまいます。したがって、審査を受ける際は、必ず運転免許書やパスポート、住民票など身分を証明できる本人確認書類を持参しましょう。

◆法人契約の方◆

履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方◆ 

住民票 / 個人の印鑑証明書

◆共通必要書類◆ 

・運転免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

・公共料金の明細や請求書のコピー　

希望転送先の住所、氏名いり

（電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など）

バーチャルオフィスの審査は厳しく、落ちてしまうケースも中にはあります。では、どうすれば落とされずに済むのでしょうか。以下では、審査に通過するためのコツを詳しく解説します。

提出書類に不備があると審査が進まないどころか、落とされてしまう可能性があります。記入漏れはもちろん、間違いがないか入念にチェックしておきましょう。

バーチャルオフィスは、本人確認さえすれば誰でも借りられるというわけではありません。実は、先の見通しが全く立たないビジネスを始める場合は審査に落ちやすくなります。その理由は、ビジネスが上手くいかないと賃料を長期的に滞納する恐れがあるからです。貸す側としてはメリットがないために断られてしまうという事です。

次に、弊社「京都バーチャルオフィス」が重視しているポイントをご説明します。申し込み書に記載されている事業の実態があるか？具体的にはホームページがあるかどうか？を最も重視しています。ホームページがない場合にはSNSのアカウントを教えてもらっております。ホームページがなかったとしてもビジネスを始めるのであればBLOGやFacebookなどで情報を発信しているはずです。また審査のために作ったような新しいと思われるSNSアカウントも認めていません。

審査で落ちる人の共通点は、事業内容が明確に証明できないこと

ホームページは事業の実態や実績を判断するうえで重要な参考材料となります。しかし、下記に該当するホームページは注意が必要です。

・事業実態があるのか判断しづらい

・具体的な事業内容が分かりにくい

・提出書類に記載した内容と異なっている

不安がある方は、ホームページの内容を再確認してみましょう。なお、ホームページを持っていない場合、事業内容が分かる客観的な資料が必要になります。

ホームページをお持ちでない方へ

◆事業内容を具体的に確認できる資料が必要です◆

下記が一例になります。客観的に誰でも事業内容がわかる資料をご提出ください

主要取引先との契約書のコピー

フランチャイズ契約書のコピー

各行政機関発行の許認可証、

会社案内、製品、パンフレット

お取引先さま向けご提案書

見積書、注文書、仕様書等

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事業内容を証明できないとバーチャルオフィスを利用できない

もし事業経験・ノウハウがない状態で新規ビジネスを始める場合、担当者へ正直に相談してみましょう。通常は事業見通しが立っていないと落とされやすいですが、正直に伝えることで担当者の心象がよくなります。ただし、事業内容の詳細な説明が求められます。何を聞かれてもすぐ答えられるように、しっかり準備をしておきましょう。ホームページ完成予定時期など明確に伝えられるとよいでしょう。

バーチャルオフィスは、向いている業種とそうでない業種に分けられます。審査に受かりやすいのは前者であり、後者に該当するものは断られる可能性もあります。例えば、下記に該当するケースは契約が難しいのです。

・来客が多い

・会議室や応接間などの利用頻度が高い

・クレームやトラブルが多い業種

・各種の許認可が必要な業種

特に来客の頻度や会議室の利用が多い業種は、バーチャルオフィス向きといえません。レンタル・シェアオフィスの利用を検討するべきでしょう。逆に向いている業種はネットショップやWEBデザイン、アプリやWEBサイト制作など、自宅でPCひとつあればできるような業種になります

バーチャルオフィスの審査では、態度や受け答えなども確認されます。結果に影響を及ぼしますので、下記で挙げる点には注意が必要です。

バーチャルオフィスの審査は対面でのやり取りもあります。担当者に質問された時は誠実に答えましょう。コミュニケーションはビジネスの基本ですが、面接時においても同じことがいえます。反対に高圧的な態度を取ったり、質問に対して嘘をついたりすると、審査に落とされる可能性が高まります。このような行動を取ると不審がられますので、丁寧かつ誠実な対応を心がけましょう。

担当者からメールは電話で連絡が来た場合、丁寧に対応することも大切です。もし即座に電話応対やメールの返信ができない時は、できるだけ早めに折返し連絡を行いましょう。なかなか連絡が取れないと、審査に次のような影響を及ぼしかねません。

・担当者に悪い印象を持たれる

 （連絡が取りづらいため）

・本当に事業を営んでいるのかと疑念を与える

・会社の信用問題に発展する危険もある

理想といえるのは、一般的なビジネスシーンと同様の対応でしょう。へりくだるほどではないにせよ、ビジネスパーソンとしては常識的な行動を取ることが望ましいといえます。

バーチャルオフィスを運営する会社のルールに従うことも重要です。ルールの遵守は社会人のマナーといえますが、これは審査においても変わりはありません。例えば書類の提出を求められた場合、速やかに応じることが求められます。個人情報を悪用するわけではありませんし、拒否すると審査に悪影響が及びます。担当者の心象も悪くなってしまいますので、求めに対しては素直に迅速に応じましょう。

契約時の審査の際に、先方ときちんとコミュニケーションが図れないケースも落とされやすいです。審査を行う際は担当者と時間をかけて話すことになります。その際、質問に対してごまかす、居丈高な態度を取るなどした場合は不信感を持たれて審査に落とされやすくなります。

事前の申告と異なるビジネスをやっていた、そしてそのビジネスが社会的に信用性を欠いていると判断された場合には、利用停止になります。また税務署や警察、債権者などに個人情報を公開されることもあります

自分で事業を起こすために、バーチャルオフィスを借りる人は急増しています。しかし、バーチャルオフィスの契約は誰もが簡単にやれるわけではなく、厳しい審査に通らなければいけません。また、詐欺など反社会的行為でオフィスを使用されることを防ぐために本人確認もしっかりと行われています。バーチャルオフィスを借りたい場合は、そのことを念頭において周到に準備する必要があります。

　バーチャルオフィスの審査は業者により厳しさが異なるものの、基本的に厳しいほど安心して契約できます。反対に審査が甘い業者は信用性が低く、入居企業の質も決してよいとはいえないでしょう。ただし、審査に落とされてしまう可能性もゼロではありません。この記事で説明したようにコツを抑え、マナーを守って面接に挑みましょう。

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。

【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は愛知県岡崎市からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】エコノミープラン

自宅でイラストレーターの仕事をしていますが、登記が必要となった際、自宅の住所を使いたくなかったという理由と、海外のクライアントが最近増えたことも背景として、京都でオフィスが必要になったことから京都バーチャルオフィスを利用しています。以前は東京のレンタルオフィスを利用していました。しかし海外のクライアントは東京より京都に愛着を持っていること分かったのです。そこで経済的にも格安でメリットのある京都バーチャルオフィスのエコノミープランをお願いしました。以前興味を持ってくれなかった人が京都にバーチャルオフィスを置いたことで少しリアクションが良くなった気がします。

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。

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