【事前に絶対確認】バーチャルオフィス契約までの流れと必要な書類とは？契約における注意点も解説します

起業または副業を決意した。そんなときに格安で利用できるバーチャルオフィスというサービスをご紹介してきました。でも初めて聞いたサービスで、内容はわかったけど、どうやったら使えるのでしょう？ここではバーチャルオフィスを契約・利用するまでの流れや手続きをご紹介します。バーチャルオフィスというビジネスの性質上、犯罪や不正に利用されることを防ぐために本人確認などの書類が必要です。また多くの場合、厳正なる審査を経て利用が開始できます。

下記のようなステップでバーチャルオフィスを選んで、契約しましょう

インターネットでバーチャルオフィスを運営している業者を探しましょう。利用してみたい所があれば、問い合わせ用の電話番号や専用フォームで連絡します。事前に確認したいことや不安な点があれば、遠慮なく問い合わせましょう。

たくさんある運営会社から選ぶ失敗しないポイント

立地や規模なども重要ですが、最も知りたいのは実際に使っている方の口コミです。インターネットで検索したりGoogleマイビジネスの口コミ欄などをチェックしてみましょう。またフリーランスや小規模事業者などの知り合いがいれば、バーチャルオフィスを使っているか？質問してみましょう。小規模事業者で起業したばかり、特にオフィスが必要ない。そんな条件に当てはまる知人はいませんか？その方がバーチャルオフィスを使っていなくても、知人の知人くらいであればバーチャルオフィスやレンタルオフィスを使ったことがある人がいるはずです。

バーチャルオフィスの内覧を申し込み、現地でどんな施設なのか確認します。HPの写真と実際の雰囲気が違うケースもあるようなので、足を運ぶことをおすすめします。会議室の利用予定がある方は、会議室の設備も確認しておきましょう。どこのバーチャルオフィス運営会社でも用途にあわせたいくつかのプランがありますので、自身の目的にマッチしたプランを選んでください

電話や内覧で確認する主なポイント

利用できる住所はどこなのか？

郵便物の転送はどれくらいの頻度なのか？

宅急便の転送は可能なのか？

固定電話番号の使い方は？

会議室や打ち合わせのスペースはあるのか？

既存会員は銀行口座を開設できているか？

既存会員は金融機関から融資は受けられたか？

利用料金の支払い方法は？

バーチャルオフィスの契約に必要な書類を提出します。写真付きの身分証明書の他、法人契約であれば履歴事項全部証明書、個人事業主であれば住民票などが必要です。

◆法人契約の方のみ◆ 

・履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方のみ◆ 

・住民票 / 個人の印鑑証明書

◆どちらも共通で必要な書類◆ 

・代表者免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

・自宅公共料金の明細や請求書のコピー　

希望転送先の住所、氏名いり

 （電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など）

書類を元に審査が行われます。バーチャルオフィスによって異なりますが、早ければ即日、遅ければ1週間程かかるようです。サービスの性質上、不正な目的で利用される可能性もあるためほとんどの場合は利用にあたり審査があります。ポイントは申込時に申請した事業内容を実際に行っているか？この点がもっとも重要な基準になります。京都バーチャルオフィスでも厳しい審査を実施しており、全体の10％程度のお申込みをお断りしております。

関連記事：

バーチャルオフィス審査において最重要ポイントは？

ホームページをお持ちでない方へ

◆事業内容を具体的に確認できる資料が必要です◆

下記が一例になります。客観的に誰でも事業内容がわかる資料をご提出ください

主要取引先との契約書のコピーやフランチャイズ契約書のコピー、

各行政機関発行の許認可証、会社案内、製品、パンフレット、

お取引先さま向けご提案書、見積書、注文書、仕様書等

審査に通過すれば入会金や初月の利用料金などを振込み、契約します。契約後に住所や電話番号の使用が可能になりますが、サービスによっては契約してから使用までに時間を要するものもあります。バーチャルオフィスによって利用手続きは細かく違うため、いくつかHPを見て比較・検討する必要があります。

バーチャルオフィスの契約書や利用規約は、会社により様々です。そのため、何をチェックすべきかは一概には言えませんが、以下のような点を確認しておくことが重要です。

◆利用規約が変更されたときの通知方法や何をもって承諾とみなされるかについて◆

◆利用契約解除後も誤って住所を記載してしまっていた際の対応について◆

◆バーチャルオフィスのサービスにより被った損害への対応や免責事項について◆

◆利用契約解除の予告期間や契約中の解約における損害金の有無について◆

バーチャルオフィスを利用する際は、事前に契約書や利用規約をしっかり確認し、不明な点は業者に問い合わせることが重要です。また、法律上の注意点も確認しておくことが必要です。

目次へ戻る

弊社京都バーチャルオフィスの契約書を下記にUPいたします。ポイントは不正な利用を防ぐために下記のような一文を盛り込んでいることです。

【1】取引先への未払い、税金や社会保険料の滞納を防ぐ目的

警察や税務署、債権者などから問い合わせがあった場合には個人情報を公開させていただくこともあります。

【2】バーチャルオフィス解約後、関係各所へ速やかに住所変更連絡をしてもらう目的

解約時には最終利用月の末日までに、全ての住所変更を終えてください。住所変更を証明できる書面の提出が必要です 。

すでに法人が設立されている場合は、法人名義のでお申込みになります。法人設立前で設立登記後の所在地として利用したいときは、まずは個人事業主として申し込んでください。利用開始後に法人登記が完了したあと、改めて商業登記簿謄本や会社の印鑑証明を提出していただきます

関連記事

弊社住所を利用して申し込み後に会社を設立登記する予定の方へ

「すぐに利用できますか？利用開始までどれくらい時間がかかりますか？」お客様からよくいただく質問です。お客様が必要な書類を用意すれば2～3日程度で利用ができます。利用料金の支払いは銀行振り込みがほとんどですが、希望の場合はカード決済も可能です。

関連記事：どうすれば最短・最速で利用が開始できるか？を解説

バーチャルオフィスを利用開始するまでに必要な最短日数は？

３つのサービスの違いとは？

近年、様々な働き方とともに新たなオフィス形態が誕生しました。

簡単に下記3点の違いを説明しておきます。

◆バーチャルオフィス◆

物理的なワークスペースはナシで、住所や電話番号のみを提供する。最も安い料金で利用可能。

◆レンタルオフィス◆

個室のオフィスや固定デスクなど占有のワークスペースを提供する。料金は最も高額になります。

◆コワーキングスペース◆

ワークスペースはあるが、決まった占有デスクや部屋、個室はなく、毎回自由に席を選んで利用する、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの中間の利用料金になります。

関連記事：

レンタルオフィスとバーチャルオフィスとの違い

京都のコワーキングスペース22選をご紹介

京都のレンタルオフィス22選ををご紹介

自宅で手軽に開業できるのはネットショップの良い点です。ただし、自宅でネットショップを開業するデメリットも当然ながらあります。ひょっとすると、プライバシーが守れなくなるかもしれません。しかし、バーチャルオフィスを利用すると、この問題も解決します。楽天、Amazon、ヤフオク、メルカリ、せどりなどでビジネスを始められる方はお気軽にご相談ください。

特定商取引法に基づく表記

どのネットショップにも必ず表記する義務がある「特定商取引法に基づく表記」。購入する側のお客様は。どこの誰かわからない、顔の見えない人から商品を購入するのはとても不安です。そのような不安をやわらげるために消費者保護の観点から作られた法律になります。この「特定商取引法に基づく表記」とは、かわりやすくいえば「氏名や所在地、連絡先をハッキリと明示しなさい」ということになります。

ネットショップやせどりとバーチャルオフィスの相性は抜群

【低コスト】

レンタルオフィスに比べると低コストで利用できる: バーチャルオフィスとよく比較されるものにレンタルオフィスがあります。レンタルオフィスはオフィス空間ごと借りられるサービスですが、毎月の家賃や光熱費など多くのコストがかかります。一方バーチャルオフィスは月々数千円程度と、低コストで利用できます。そのためオフィスを必要としないせどりとの相性も抜群なのです。

 【ブランディング】

一等地の住所が利用でき、印象アップにつながる: バーチャルオフィスのもうひとつのメリットに、「都内などの一等地住所が利用できる」という特徴があります。バーチャルオフィスには渋谷や銀座、新宿、港区など、魅力的な住所が借りられるケースも多いです。仮にこれらの住所でレンタルオフィスを借りた場合、月数十万の賃料が必要になるでしょう。しかしバーチャルオフィスなら、月々数千円で借りられます。せどりのWebサイト等に記載すれば「都会に会社がある」ということで顧客からの印象も良くなりますし、信頼にもつながります

目次へ戻る

銀行口座の開設や金融機関からの融資についてはメガバンクであれば、場合によっては不利になる可能性はあります。

バーチャルオフィスで法人登記した場合、銀行口座の開設や融資の審査をスムーズにするための対策や工夫は、以下のようなものがあります。

◆銀行や支店を選ぶ際には、バーチャルオフィスを利用していることに理解があるかどうかを事前に確認することが重要です。また、自分の業種や形態に合った銀行や支店を選ぶことも重要です。

◆銀行口座の開設や融資の審査に必要な書類は、事前に準備しておくことが重要です。特に、バーチャルオフィスとの契約書や利用料金の領収書などは、銀行に提出することが必要です。

◆銀行口座の開設や融資の審査では、自分の会社の事業内容や収支状況などを説明することが重要です。特に、バーチャルオフィスを利用していることについては、その理由やメリットなどを明確に伝えることが重要です。

◆銀行口座の開設や融資の審査では、自分の会社の信用度や信頼性を高めることが重要です。例えば、顧客や取引先からの紹介状や評価書などを用意することや、自分の会社のホームページやSNSなどで情報発信することなどが有効です。

1位【GMOあおぞらネット銀行】

2位【京都銀行】

3位【京都中央信用金庫】

4位【みずほ銀行】

5位【三菱UFJ銀行】

6位【滋賀銀行】

7位【りそな銀行】

8位【新生銀行】

9位【楽天銀行】

10位【ジャパンネット銀行】

11位【三井住友銀行】

12位【ゆうちょ銀行】

13位【Union Bank】

関連記事

バーチャルオフィスで法人銀行口座を開設する方法と審査のコツ

バーチャルオフィスでも比較的、法人口座が開設しやすいのはＧＭＯあおぞらネット銀行です

バーチャルオフィスの費用相場は、月額660円から11,000円までと幅広く、サービス内容や立地条件によって異なります。一般的には、住所登録だけのシンプルなプランは安く、電話代行や会議室利用などの付加サービスが充実したプランは高くなります。また、都心部やビジネス街にある物件は郊外や地方にある物件よりも高くなります。

◆月額1,000円以下のバーチャルオフィス◆

住所利用だけができる最もシンプルなプランです。法人登記や郵送物の受け取りは可能ですが、電話代行や会議室利用などの付加サービスはありません。また、物件の立地条件もあまり良くない場合が多く、ビルの老朽化や運営会社の信頼性にも注意が必要です。このプランは、法人登記だけを目的とする場合や、予算が限られている場合に適しています。

◆月額2,000～4,000円のバーチャルオフィス◆

法人登記に加えて、郵送物の転送や電話番号の提供などの基本的なサービスが含まれるプランです。法人登記や郵送物の受け取りはもちろん、電話番号を持つことで信頼感やイメージアップができます。しかし、電話代行や会議室利用などの付加サービスはありません。また、物件の立地条件もまだ良くない場合が多く、郵便料金のコストもかさむ場合があります。このプランは、法人登記と電話番号だけを必要とする場合や、予算を抑えたい場合に適しています。

◆月額4,000～7,000円のバーチャルオフィス◆

法人登記や郵送物の受け取りはもちろん、電話代行サービスを利用することで、自分の代わりに事業者が電話に出てくれたり、メッセージを伝えたりしてくれます。また、会議室利用サービスを利用することで、必要なときに物件内の会議室を予約して使うことができます。これらのサービスは、顧客や取引先とのコミュニケーションや打ち合わせを円滑にするのに役立ちます。しかし、電話代行や会議室利用などの付加サービスは、料金に含まれている場合と別途料金が発生する場合があります。また、物件の立地条件もまだ良くない場合が多く、都心部やビジネス街にある物件よりも劣る場合があります。このプランは、顧客や取引先との対面や打ち合わせが少なくない場合や、付加サービスを必要に応じて利用したい場合に適しています。

バーチャルオフィスを利用する多くの方は、「自宅で仕事をするけど、自宅住所を公開したくない」

この利用目的が基本です。特に下記のような方にオススメです

【こんな方が利用しています】

・副業の不動産管理法人の所在地として

・大学生起業家のスタートアップに！

・定年退職後にもう一花咲かせたい

・専業主婦が趣味で副業を始めたい

・インフルエンサーがファンから荷物を受け取る

・支社や支店の所在地として利用

・ネットショップの開業に！

・NPOなど特定非営利法人の本店所在地として。

・ビジネス交流会にもっていく名刺に住所を書きたい

・オフィスにほとんど行かないから住所だけで充分

目次へ戻る

それぞれの地域でバーチャルオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースをお探しの方へ。オススメの施設を都市ごとに整理しました。

【1】名古屋駅周辺オススメ20選

中村区16件と西区4件をご紹介いたします

【名古屋駅について】

名古屋市内でビジネス展開する企業にとって、名古屋駅周辺は欠かせない都心の一角です。名古屋駅は、JR東海の駅をはじめ、名古屋鉄道や近畿日本鉄道、地下鉄の名古屋駅などがあり、「名駅めいえき」と総称されています。周辺のオフィスビルは、多くの企業の本社や支社が入居しており、新幹線など多くの鉄道が停車することもあって、オフィスの再集約が進んでいます。

【2】栄を中心に名古屋市内オススメ23選

中区栄9件、新栄1件、その他中区6件、東区3件、北区1件、瑞穂区2件、千種区1件をご紹介いたします

【栄について】

名古屋市中区の栄は、エンターテイメントで賑わう商業地区です。広小路通と大津通が交わる栄交差点を中心に、ショッピング施設やグルメの店が集まり、名古屋市だけでなく周辺地域からも多くの人々が集まります。

栄は、日本有数の大規模都市公園である「久屋大通公園」が広がり、多彩な文化施設にも恵まれ、繁華街だけでなく、緑や芸術に触れることができる魅力的なスポットでもあります。

【3】博多や天神を中心に福岡市内オススメ34選

「博多駅徒歩圏内15件」「天神駅徒歩圏内13件」「博多駅、天神駅徒歩圏外6件」をご紹介いたします

【福岡市について】

福岡市は、九州の主要な都市であり、市域面積は約341km2、人口は約148万人です。また、新幹線や高速道路など国内の広域交通軸の他に、福岡空港や博多港など、国際ネットワークの拠点として整備された施設もあります。都心部は、博多湾に囲まれた市街地の中心に位置しています。

　福岡市の産業は、経済基盤モデル分析によると、卸売業とICT産業の基盤産業としての強みがあります。卸売業の後背地人口減少にもかかわらず、福岡市は、すでに強固なICT産業の基盤を確立しています。ICT産業に従事する福岡市民は若く、成長のポテンシャルが高いとされています。

【4】仙台市内オススメ19選

「広瀬通駅の周辺3件」「仙台駅周辺13件」「その他郊外3件」3つのエリアにわけて、合計19件ご紹介いたします

【仙台市について】

仙台市は宮城県のおよそ中央あたりに位置しており、伊達政宗公の時代から東北地方の商業の中心地として成長してきました。また、仙台は東北地方唯一の政令指定都市であり、首都圏からのアクセスも良好で、周辺市町村を含めた都市圏の人口は約150万人となっています。

　学生が集まる「学都」のイメージがあり、若年層の人口割合も国内トップクラスです。面積は宮城県全体の10％に過ぎませんが、県内の都市機能の多くが集中しており、東北地方全体の域内総生産の約15％が生み出されています。

【5】横浜市内オススメ39選

「関内～馬車道の周辺13件」「みなとみらい～桜木町周辺4件」「横浜駅周辺12件」「新横浜駅周辺4件」「その他郊外6件」5つのエリアにわけて、合計39件掲載しております

【横浜市について】

神奈川県の東部に位置し、日本で2番目に多い人口を誇る都市です。首都圏の一端を担っており、流行の発信地でもあります。1859年に開港した横浜港を中心に、日本の代表的な貿易港として発展しました。市内には、横浜中華街をはじめ、外国人居留地として多くの外国人が住み、異国情緒が漂う街並みや独特の文化が残っています。また横浜駅は県内最大のターミナル駅であり、東京都心まで約30分程度でアクセス可能です。

起業・創業時に何かとかかるイニシャルコストやランニングコスト。コストを最大限に抑えるということが、バーチャルオフィスユーザーの最大の目的です。だからできるだけ安くないとバーチャルオフィスを利用する意味がないのです。そして京都バーチャルオフィスは業界再安値、住所のみ無料0円プランを実現しました。

低価格が実現できた理由は二つ。

【1】自社物件であるから、弊社に発生するコストが低いこと。

【2】無駄なサービスを極力排除したことです。お客様個別のデスクを設置していないため、狭いスペースでのサービス運営が可能となりました。レンタルオフィスの要素を排除しバーチャルオフィスのみに特化しております。

目次へ戻る

会社概要　代表者プロフィール　代表者ご挨拶

【バーチャルオフィスとは？】TOPへ戻る

HOME　料金システム　ご利用の流れ　お申込　
お客様の声　よくある質問　選ばれる理由　所在地

この記事を読んだ方には下記ページもよく読まれています

バーチャルオフィスを申し込むと税理士も紹介してくれる？

特定商取引法を守るためにはバーチャルオフィスが最適

バーチャルオフィスは在宅勤務の方にとって最適なツール

【バーチャルオフィスとは？】バーチャルオフィスのメリットとデメリットも解説！

▶バーチャルオフィスで荷物受け取りサービスを利用する場合の基礎知識

▶京都駅（七条）周辺のバーチャルオフィスおすすめ5選【地図付き】

▶経費を抑えて起業しよう！京都のコワーキングスペースおすすめ22選