バーチャルオフィスの契約はこんなに簡単！必要な書類と手順を徹底解説!失敗しないために知っておきたいポイントは？

 バーチャルオフィスは月額数千円で利用できることが大きな魅力です。しかし、契約までの流れや準備するべき書類が分からない方も多いのではないでしょうか？本記事は現在バーチャルオフィスを検討中の方を向けて、契約のフローや審査の注意点、用意するべき書類について解説します。

バーチャルオフィスの使用開始までは、大きく4ステップに分けられます。それぞれのステップについて、以下で詳しく説明します。

まずは内覧予約を行いましょう。バーチャルオフィスを契約する前には実際に足を運び、オフィスの外観や実際のフロアを確認する必要があります。内観の流れは業者によりますが、主に受付や入居するフロア、会議室やラウンジなどを見て回ります。気になる点があった時はその場で即座に聞きましょう。内観は契約の判断をする重要なステップですので、見て回りながら次の点を確認しましょう。

・ビルの外観とオフィス全体の雰囲気

・会議室・商談スペースの広さ・清潔感

・写真と実際のオフィスに違いはないか

・担当者の説明に曖昧な点はないか

上記に関して少しでもおかしい・怪しいと感じた時は見送りをおすすめします。

内観して問題がなければ契約へと移ります。事前に用意しておいた書類を提出しましょう（必要書類については後述）。

バーチャルオフィスは犯罪収益移転防止法の対象で、本人確認や入居の審査などが厳格になっています。過去に悪用された経緯から必要書類も多いため、早めに準備を進めましょう。なお、書類は最短1日で集められますが、複数の公共機関へ出向くことになるため、数日かけて集めるとよいでしょう。

契約に必要な書類（弊社京都バーチャルオフィスの場合）

◆法人契約の方のみ◆ 

・履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方のみ◆ 

・住民票 / 個人の印鑑証明書

◆どちらも共通で必要な書類◆ 

・代表者免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

・自宅公共料金の明細や請求書のコピー　

希望転送先の住所、氏名いり

 （電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など）

書類を提出した後は、犯罪目的で利用されることを防止するため所定の入居審査が実施されます。バーチャルオフィスの審査では、主に以下の点についてチェックが行われます。

・申込者の信用性の確認

・企業実態の確認

・業種のチェック

・事業内容や妥当性

業者によって審査項目が変わったり、追加書類の提出（会社案内パンフレットなど）を求められることがあります。もし追加書類を求められた時は応じましょう。審査結果は最短で即日判明しますが、通常は2～3営業日ほどかかるため、事前に聞いておくことをおすすめします。

【審査に落ちる可能性もある】

バーチャルオフィスの審査に落ちるケースは少なく、ほとんどの方は問題なく契約締結できます。しかし、審査に落ちる可能性もゼロではありません。特に次のようなケースは入居を断られやすいでしょう。

・事業計画書の内容や説明があいまい

・事業そのものに問題がある

・バーチャルオフィスで開業できない業種に該当した

これらに当てはまらないよう、慎重に準備を進めていきましょう。

【審査において最も重要なポイントは？】

「事業内容が客観的に確認できること」これに尽きます。最もシンプルに事業内容を確認してもらう方法としてはホームページやECサイトが存在していることです。しかしながら事業開始前でホームページが開設できていないこともありうるでしょう。こんなときはホームページが完成してからバーチャルオフィスへ申し込むことが確実です。もしあなたが急いでいてホームページが開設前にバーチャルオフィスと契約したいときは、それに替わる資料を提出しましょう

◆下記が一例になります◆

客観的に誰でも事業内容がわかる資料をご用意ください

主要取引先との契約書のコピーやフランチャイズ契約書のコピー、

各行政機関発行の許認可証、会社案内、製品、パンフレット

お取引先さま向けご提案書、見積書、注文書、仕様書等

無事審査に合格したら契約書を交わし、指定期日までに料金を入金しましょう。入金を済ませれば、いよいよバーチャルオフィスを利用できます。ただし、契約書には解約条件など大切な事柄が書かれています。隅々まで読み、不明点やおかしいと感じた点があった際は担当者へ確認を取りましょう。

関連記事：バーチャルオフィス利用までの流れや手続き

以上がバーチャルオフィス利用開始までの一般的な流れですが、契約にあたっては数種類の本人確認書類を提出を行う必要があります。しかし、個人で契約する場合と法人として契約する場合で提出書類が異なる点に注意しましょう。

まず個人で利用するケースですが、以下4つの書類を揃える必要があります。

一方、法人の場合は主に下記4つが必要になります。入手場所の違いに気を付けましょう。

個人事業主と法人では、一部必要なものが異なります。法人は登記簿謄本と、会社定款や案内のパンフレットが求められますので、間違えないように注意しましょう。取得方法によっては時間がかかるため、スケジュールに余裕を持った行動をおすすめします。

弊社京都バーチャルオフィスの利用申込書と利用規約です。

弊社京都バーチャルオフィスの契約書を下記にUPいたします。ポイントは不正な利用を防ぐために下記のような一文を盛り込んでいることです。

【1】取引先への未払い、税金や社会保険料の滞納を防ぐ目的

警察や税務署、債権者などから問い合わせがあった場合には個人情報を公開させていただくこともあります。

【2】バーチャルオフィス解約後、関係各所へ速やかに住所変更連絡をしてもらう目的

解約時には最終利用月の末日までに、全ての住所変更を終えてください。住所変更を証明できる書面の提出が必要です 。

バーチャルオフィスの住所を借りて、事業を運営していると、取引先から「賃貸借契約書」を求められることがあります。「賃貸借契約書」は口座開設や融資の際に金融機関から求められるケースが多いです。

しかしバーチャルオフィスでは賃貸借契約書は存在していません。

このようなケースの場合には弊社では下記で代用いただくよう対応しております

・申込書の写し

・賃貸借契約確認書

この2つの書類をご用意いたします。長らくバーチャルオフィスを運営しておりますが、今までの全てのお客様はこの2つの書類で充分に代用できております。ご安心ください

バーチャルオフィスの契約形態は、期間貸しと時間貸しの2種類に分けられます。では、どのような違いがあるのでしょうか？以下では、各契約形態の特徴やメリット・デメリットについて説明します。

期間貸しは月または年単位で契約する形態をいいます。期間は業者によって異なりますが、始めに1ヶ月や3ヶ月、1年などの単位で契約し、その後は自動更新となることが一般的です。期間貸しはバーチャルオフィスでポピュラーな契約形態で、ほぼ全ての業者が採用しています。「バーチャルオフィス=期間貸し」と考えても差し支えありません。

◆期間貸しのメリット・デメリット◆<

期間貸しの主なメリットとデメリットは次のとおりです。

【メリット】

同期間使う場合、時間貸しよりコストを抑えられる

長期利用が前提のため法人登記に向いている

その都度契約や使用申込みをしなくてよい

【デメリット】

業者によっては最低期間がある

長期利用におけるメリットが多い反面、最低期間を設けている場合もあります。気になる方は業者へ問い合わせてみましょう。

時間貸しは、文字通り時間制でバーチャルオフィスを貸し出している契約形態です。1時間単位で借りられるサービスが多いです。気軽に使用できることが特徴で、短時間だけ使いたい・数日だけオフィスを確保したい方に適しているでしょう。この形態に関してはどちらかと言うとバーチャルオフィスではなくコワーキングスペースなどによくみられる「ドロップイン」と呼ばれる利用方法です。

◆時間貸しのメリット・デメリット◆

時間貸しには以下のメリットやデメリットがあります。

【メリット】

コストを抑えられる

必要な時のみ利用できる

【デメリット】

対応業者が非常に少ない

コスト抑制効果が大きい反面、バーチャルオフィスで時間貸しに対応している業者はほとんどありません。もし1時間だけ使いたいような状況であれば、シェアオフィスやコワーキングスペースも検討してみましょう。

全国のバーチャルオフィスを主要都市別にご案内していきます。各主要都市の中心部をエリア別に分けて地図とGoogleストリートビューを埋め込んでいます

バーチャルオフィスの契約の流れは決して難しくありません。内観を行って書類を提出し、所定の審査を受けるのみで終わります。ただし、審査で落ちるケースも極稀にありますので、準備を万全に行った上で内観を予約しましょう。また、個人・法人では契約に必要な書類も異なります。特に法人は取得に時間がかかる書類もあるため、スケジュールを立てて行動することがよいでしょう。

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

・サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額2,000円〜！エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。

【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】スタンダードプラン

寝屋川に住んでいて、事務所も借りていないのに京都市内の最高の立地で、起業をスタートできたことは本当によかったです。現在は、私一人なら充分に食べていけるようになり、当時の独立前にいたブラック企業の同僚からもうらやましがられ、起業を薦めているくらいです。”(T.M様　男性)

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。

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