バーチャルオフィス比較のポイントを解説！料金や評判等を確認！

法人設立において住所は不可欠な要素ですが、そのためにビルを契約しては経費がかかり過ぎてしまい、コンパクトな経営ができなくなってしまいます。そこでバーチャルオフィスを利用すれば、比較的定額でオフィス住所を獲得でき、ビジネスチャンスが広がるでしょう。バーチャルオフィスを利用する際には、自社のニーズに合わせてポイントを確認することが大切です。今回は、バーチャルオフィスを比較するポイントなどを解説します。

ここでは、バーチャルオフィスを比較する際のポイントを解説します。バーチャルオフィスを借りる際には価格だけを見るのではなく「住所があれば充分」「お客様が拠点に訪れることが前提」など、自分のビジネスに最低限必要な点を押さえましょう。

バーチャルオフィスを比較するにはまず、住所について考えることが大切です。

住所が汚れていないか？

住所が汚れているとは、その住所が犯罪に利用された履歴があることを指します。

住所が汚れていると、例え別の法人が行った犯罪でも自社の業績にマイナスに働くことがあり得るため注意しましょう。「使用予定の住所」「使用予定の住所＋詐欺」「使用予定の住所＋犯罪」等の形でネット検索し、気になる情報がないかをチェックしてください。

ネームバリュー

住所のネームバリューは、ビジネスにおいて重要です。

住所は名刺や登記簿、インターネットサイト、会社案内、チラシなど様々なものに記載します。自社のビジネスにに適したエリアの住所が使えるバーチャルオフィスを選びましょう。

ビルの名前

バーチャルオフィスの比較では、ビルの名前も大切です。

ビジネスオフィスをイメージさせるビル名であることが望ましいと言えるでしょう。

仮に「～ハイツ」等と居住用を思わせる建物名が入っていると、法人自体が安くみられかねません。ビル名によっては顧客からも不信感を抱かれる可能性がありますので、注意してください。また、名称が変わりやすいビルもあるため、気を付ける必要があります。ビル名が変わる都度名刺やパンフレット、ホームページなどの表記を変える必要があるためです。特にファンドに所有されているビルにあるバーチャルオフィスは、売り買いが頻繁に行われて名称が変わりやすいため、留意しましょう。

ビルの外観

ビジネスにおいては、ビルの外観も重要な要素の1つです。

特に顧客の訪問が多い場合は、与えるイメージを気にしておく必要があります。

そこに加えて、入口がわかりにくかったりビル自体がわかりにくかったりしないかも確認しましょう。

バーチャルオフィス比較時には、審査体制・内容のチェックが重要です。

審査が緩ければ犯罪に利用される可能性があり、避けなければなりません。

利用申込の際に審査がしっかりしているか、特に対面審査を行っているか否かや公的書類の原本を要求されるか否かなどは重要なポイントです。

銀行で法人口座を開設できるか否かは、ビジネスを始めるうえで非常に重要です。

バーチャルオフィスを利用していると法人口座が作れないとの話も時折聞かれますが、実際には、法人口座開設は可能です。ただし審査体制が整っていないバーチャルオフィスなどではできないこともあるため、利用検討時には法人口座開設の実績をバーチャルオフィス事業者に必ず確認しましょう。

バーチャルオフィスを比較する際には、インターネット等で口コミのチェックも欠かせません。そして良い口コミよりも悪い口コミの方が具体的な問題点確認できるため活用すべきでしょう。

バーチャルオフィスのサービスは様々あり、ポイントを押さえて比べることが大切です。

郵便物の受け取りや転送

郵便物の受け取りや転送はスムーズでないと、日頃のビジネス活動自体が止まってしまう可能性が出てくるため注意しましょう。受け取れるものと受け取れないものの確認や、自分が郵便物を引き取りに行けるかを確認してください。また、転送サービスの有無や回数、追加支払いによって転送頻度が増やせるかも、円滑なビジネスには重要です。さらにいずれの場合でも手数料にプラスして送料の実費が請求されるのか、届いている郵便物についてチェックできるかなども確認しておきましょう。

書類保管

書類保管の可否も、チェックしておくべき項目の1つです。バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記する場合、定款や株主名簿等の書類を本店で保管しなければなりません。そのため書類保管サービス付きのバーチャルオフィスなら便利でしょう。

固定電話番号・電話代行

固定電話の番号も、法人の信用性においては重要な役割を果たします。「090」や「080」などの携帯電話番号や「050」から始まるIP電話番号よりも市外局番で始まる番号の方が信用性が高く、名刺やHPに記載する場合はセキュリティ面でも安心です。東京「03」や大阪「06」などの市外局番から始まる固定電話番号をオプションで提供する事業者もありますので、検討してみましょう。また、固定電話番号に着信した電話をバーチャルオフィスの受付に対応代行してもらったり、自分の携帯電話に転送してもらったりすることもできます。

会議室の数

来客時に会議室が多数あるバーチャルオフィスならば、急な会議や打ち合わせでも会議室の予約が容易です。会議や商談の場所がHP等に記載の住所と異なっていれば混乱の元であり、逐次伝えるにも手間がかかります。利用シーンに合わせて最適な会議室やスペースが利用できるか否かは、確認しておきましょう。

会議室の作り

会議室の作りも、確認すべき項目の1つです。部屋の上部が隣とつながっている半個室の会議室では、情報漏れが気になります。ガラス張りの部屋ならば、空間が区切られつつも中の様子がある程度分かるため、話の内容が漏れず外からの目もあるので安全が確保できます。

【6】◆立地◆

もちろん立地条件も、比較検討すべきポイントです。駅からの距離は重要ですが、駅から少し離れた場所であったとしても迷わないよう分かりやすい立地にあるかが大切でしょう。また、コストがかかってもビジネスにおける信頼度を優先したいならば、多くの人に聞きなじみがあるビジネス一等地の住所を借りることがおすすめです。

拠点数

来客の多い事業の場合、拠点数やアクセスの利便性も重要です。バーチャルオフィスの中には、日本国内はもちろん世界各国に拠点を持つものもあります。

【7】◆受付の雰囲気・対応◆

受付エリアの雰囲気や来客時の対応は、法人のイメージを左右するためチェックしておきましょう。スタッフが受付にいるだけでも、来館者に与える印象は大きく異なります。初めての来訪者にとっては、受付にスタッフがいるか否かによって不安感が大きく異なります。スタッフが受付にいることで突然の来客にも対応でき、郵便物の対応もスムーズになるなどメリットは多いでしょう。

人の動き

ビルに人の動きがあるか否かは、意外に重要な要素です。突然来訪した際に人がいる様子が全くないバーチャルオフィスでは、怪しい印象を与えかねません。シェアオフィスも並行して運営しているケースもありますので、人の動きを重視するのであれば選択すると良いでしょう。

【8】◆バーチャルオフィスを専業またはメイン事業としているか◆

バーチャルオフィスを専業またはメインの事業としている業者を選ぶことが、円滑なビジネスには非常に大切です。バーチャルオフィスを専業にしていない場合、本業の経営状況や方針によって突然サービスを停止することもあります。またどういう理念でバーチャルオフィスを運営しているのかは、サービスへの想いに影響をする可能性があるため、利用時に確認しておくべきでしょう。

【9】◆事業者の経営状態◆

忘れずに確認しておきたいのが、事業者の経営状態です。

経営状態が悪化して事業を廃止するとなれば、サービス利用者のオフィス住所はなくなり、新たなオフィス住所探しと移転登記をせざるを得ません。

創業年数が長ければしっかりとした経営基盤があると予想でき、まだサービス開始したばかりなら早期の廃業も考えられるため気を付けましょう。

ビルの契約状況も、重要な確認ポイントの1つです。ビルを借りてサービス展開をしているケースでは、突然の移転を迫られることも考えられます。具体的には、定期借家契約を結んでいる場合は、予め定められた契約期間が終わった時にオーナーと借主が再契約することになります。そこでもし契約更新されない場合は強制的に退去、登記移転となるため気を付けましょう。理想は運営会社自体が所有している不動産で展開されているバーチャルオフィスです。

【11】◆料金◆

実際の契約においては料金の確認がもちろん大切です。しかし必要なサービスがあるか否かが重要であるため、数千円・数百円の差のために、必要なサービスを諦めることだけは極力避けましょう。サービスにほとんど差がない場合に限り、コストパフォーマンスで比較すべきです。

ここでは、値段が安い・高いバーチャルオフィスそれぞれの傾向を比較します。

格安バーチャルオフィスの傾向は、以下の通りです。

1【料金相場】

月額1,000円～程度で利用可能

2【住所のグレード】

比較的ローカルエリアが多い

3【オフィスビルのグレード】

賃貸マンションの一室などが多い

4【オフィス設備】

住所レンタルに特化し来客を想定していないことも多い

5【受付スタッフ】

無人のこともある

6【アクセス】

あまりアクセスが良くないこともある

格安バーチャルオフィスは価格が安い分、サービス面である程度の妥協が求められることも多々あります。また、基本料金が安くても追加の無手数料などが発生することもあるため気を付けましょう。

値段が高いバーチャルオフィスの傾向は、以下の通りです

1【料金相場】

月額1万5,000円～2万円程度が多い

2【住所のグレード】

一等地や人気エリアが多い

3【オフィスビルのグレード】

高層ビルなども多い

4【オフィス設備】

シェアオフィスなども併設され内装も高級感がある

5【受付スタッフ】

基本的に在籍している（バイリンガルスタッフなども）

6【アクセス】

規模が大きいターミナル駅にあることが多い

価格の高いバーチャルオフィスはサービスが比較的充実しており、ユーザーのニーズに応じて必要なオプションの中から選択できます。

　バーチャルオフィスと比較されるモノに、レンタルオフィスがあります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いをよく理解せず、費用を理由に乗りかえて失敗する人もいるため違いを理解しておきましょう。

　レンタルオフィスの料金は月額数万円以上と高めですが、バーチャルオフィスなら月額数千円程度から利用可能です。しかし、レンタルオフィスなら自分専用のオフィススペースが得られる一方で、バーチャルオフィスは一部の会議室などを除いて自分専用のオフィススペースが利用できません。

　そのため、レンタルオフィスは業務スペースが無くて自宅で作業でき無い方におすすめでしょう。一方のバーチャルオフィスは、業務場所の確保が不要で住所だけ必要な方におすすめです。

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ここでは、京都のバーチャルオフィスを比較します。

◆住所◆

〒604-8187 

京都府京都市中京区御池通東洞院東入笹屋町436 永和御池ビル内

◆アクセス◆

京都地下鉄烏丸線・東西線　烏丸御池駅　徒歩1分

◆法人登記◆

可能

◆料金◆

月額4,800円～

◆その他の特徴◆

・法人登記可能なエコノミープランから全て込々のエグゼクティブプランまで用意

・初期費用と1カ月の基本料金が無料の起業家パックもあり

◆住所◆

〒600-8310

京都府京都市下京区七条通新町西入夷之町716 NJ小山ビル

◆アクセス◆

JR京都駅 徒歩6分

地下鉄烏丸線京都駅 徒歩5分

◆法人登記◆

可能

◆料金◆

月額5,400円～

◆その他の特徴◆

・住所利用と郵送物転送、電話転送が基本サービス

・宅配物は着払いで転送

・FAXは無料転送

◆住所◆

京都府京都市右京区（詳細未公表）

◆アクセス◆

阪急線 西院駅 徒歩7分、京福線 西院駅 徒歩10分

◆法人登記◆

可能

◆料金◆

月額3,150円～

◆その他の特徴◆

・住所貸や荷物受け取り代行、共有FAXが基本サービス

・さらに、専用電話番号が付いたプランも可能

バーチャルオフィスは低価格でオフィスの住所を手に入れられるため、ビジネスチャンスを広げる手段として非常に有効です。バーチャルオフィスを比較する際には料金だけでなく、利用できる住所の特徴やアクセス、サービス内容なども気にして自社のビジネスに最適な物を選択しましょう。

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